Die Bezeichnung Enterprise Information Portal (EIP) tauchte vor einigen Jahren erstmals im Zusammenhang mit den Internet-Einstiegsseiten von Yahoo und Netscape auf, die durch thematisch geordnete Verzeichnisse, ausgewählte Link-Listen und Suchmaschinen die Orientierung im üppig wuchernden Internet erleichterten.
Knowledge Management-Lösungen
Im Business-to-Business-Bereich gab es zu diesem Zeitpunkt bereits ein wesentlich leistungsfähigeres Gegenstück, jedoch mit weniger Marketing-tauglichem Etikett: vollständig auf Internet-Technologie basierende Knowledge Management-Lösungen.
Betriebswirtschaftlich war und ist Wissensmanagement in aller Munde, auf der Ebene der IT blieb es weitgehend abstrakt. Ein Gesicht bekommt das Thema erst unter dem Label EIP, welches das vorläufige Ende einer Wertschöpfungskette markiert, die mit ERP-Systemen begann und sich in Intra- und Extranet-Lösungen fortsetzte. Für die Auszeichnung eines Produkts zum EIP reicht aber nicht, dass der Zugang zu den Informationsquellen über einen Web-Browser erfolgt. Was also macht ein Portal zum EIP? Antworten auf diese Frage geben sowohl eine betriebswirtschaftliche als auch eine technische Betrachtung.
Nach Ansicht von Marktforschern der britischen Delphi Group sind EIPs zunächst Lösungen, die Unternehmen helfen, ihre Mitarbeiter effizient mit relevanten Informationen zu versorgen und ihnen damit einen Wettbewerbsvorteil verschaffen. Angesichts immer schnellerer Geschäftsprozesse und kürzerem Time to Market entwickelt sich der Produktionsfaktor Zeit zur limitierenden Größe für den wirtschaftlichen Erfolg.
An die Fähigkeiten von EIPs stellt dies im wesentlichen vier Anforderungen. Zum Ersten muss ein Unternehmens-Portal allen Mitarbeitern die Möglichkeit bieten, sämtliche Phasen des Informationstransfers selbst abwickeln zu können. Das heißt, Funktionalitäten für das Bearbeiten, Erstellen, Publizieren und die Recherche im Intra-/ Extranet müssen an jedem Arbeitsplatz einfach durchzuführen sein. Zweitens soll Information so bereit gestellt werden, dass das Rad nicht ständig neu erfunden werden muss.
An verteilten Standorten muss auf die Unternehmensinformationen unmittelbar nach Bereitstellung zugegriffen werden können und effiziente Benachrichtigungsfunktionen stellen sicher, dass Mitarbeiter auch davon erfahren. Drittens müssen EIPs die Integrität der gespeicherten Inhalte gewährleisten, womit automatisch ablaufende administrative Prozesse gemeint sind, wie die Link-Verwaltung und das Entfernen veralteter Dokumente. Und schließlich soll das Unternehmens-Portal eine selektive Informationsversorgung entsprechend den unterschiedlichen Bedürfnissen diverser Mitarbeitergruppen und deren spezifischen Aufgaben bieten: Aus der Fülle des Informationsangebots wird jedem Benutzer nur der für ihn interessante Ausschnitt angezeigt.
Vom technischen Standpunkt aus betrachtet, vereinheitlichen EIPs den Desktop, indem sie Informationsquellen und Anwendungen unter einer benutzerspezifischen Oberfläche zusammenfassen. Diese gleicht einem Cockpit mit unterschiedlichen Instrumenten und macht den Wechsel zwischen mehreren Client-Anwendungen weitgehend überflüssig. Die Palette reicht dabei von speziellen Internet-Diensten über Office-Programme, Datenbanken, Intranet-Server bis zu einem Warenwirtschaftssystem wie SAP R/3, das über entsprechende Schnittstellen eingebunden ist.
Das Herzstück jedes EIPs ist dabei ein zentraler Zugang zu Inhalten, die durch Hyperlinks zu Informationseinheiten verknüpft und durch Attribute bzw. Metadaten charakterisiert sind. Entscheidend für den Transfer von Wissen ist dabei der "Autor" als Ansprechpartner für weitergehende Fragen. Untersuchungen zeigen nämlich, dass ein direktes Briefing nach wie vor die schnellste und effektivste Form des Wissenstransfers ist. Als Kommunikationskanäle bieten EIPs neben eMail Diskussionsforen, Chat und Annotationen - elektronische Notizzettel, mit denen sich Fragen, Antworten und Anmerkungen innerhalb eines Dokuments platzieren lassen.
Damit lassen sich standortübergreifende Projektgruppen sehr einfach aufbauen. Für den schnellen und gezielten Zugriff auf Informationen verfügen EIPs meist über mehrere Werkzeuge. Dies sind neben Suchmaschinen insbesondere Push-Technologien für das morgendliche Briefing, den Status von Projekten oder die Anfragen von Kunden und Partnern. Spezifische Zugriffsrechte und Benutzerprofile gewährleisten, dass sensitive Informationen nicht in die falschen Hände gelangen.
Eine Besonderheit von EIPs ist ihre Flexibilität durch die vollständige Ausrichtung auf Standard-Internet-Technologien. Entsprechend der spezifischen Anforderungen eines Unternehmens lassen sich die unterschiedlichen Funktionalitäten wie bei einem Schweizer Messer nach Bedarf ausklappen. Ein Beispiel für ein solches EIP, das nach Ansicht der Analysten der Delphi Group Unternehmen wesentliche Zeitersparnis liefert, ist das Hyperwave Information Portal.
Beispiel aus der Praxis: E-Market bei BMW
Die BMW AG realisierte mit der Lösung von Hyperwave z.B. den "Elektronischen Marktplatz", einem EIP zur Prozess- und Projektunterstützung im dortigen Forschungs- und Innovationszentrum. Bisher verbrachten die Ingenieure dort rund ein Drittel ihrer Arbeitszeit mit der Suche nach Informationen. Ziel war es daher, den Mitarbeitern den Zugang zum Unternehmenswissen zu erleichtern und damit die Entwicklungszeiträume zu verkürzen.
Als Herausforderung erwies sich dabei die Vereinigung der Informationen aus 70 Datenbanken und diversen Projekt-Servern unter einer Browser-basierten Oberfläche. Gleichzeitig mussten auch Wege gefunden werden, um das Wissen und die Erfahrungen aus früheren Projekten in den Köpfen der Mitarbeiter anzuzapfen. Daher sind die Inhalte mit Attributen wie Name und Status des Projekts, Schlagworten, Autor und Zugriffsrechten verknüpft. Ergänzend zur Volltextsuche lassen sich so detaillierte Abfragen unter einem bestimmten Aspekt durchführen.
Damit den Ingenieuren nichts Wissenswertes entgeht, überwachen "Agenten" ständig den Elektronischen Marktplatz. Werden Dokumente zu einem bestimmten Thema neu eingestellt bzw. aktualisiert, schickt der Agent seinem Auftraggeber eine eMail oder macht einen Vermerk auf der persönlichen "News Page".
Austausch von Wissen muss sich lohnen
Ein ähnliches Instrument sind die elektronischen "Augen". Sie melden, wenn sich der Status einer Information im Verlauf eines Projekts wandelt: vom Entwurf über die Diskussion bis zum endgültigen Dokument. Ergänzt durch Bookmarks für häufig genutzte Quellen, können sich die Mitarbeiter damit ein Netz aufbauen, das persönliche Informations- und Kommunikationsstrukturen abbildet.
Die Knoten stehen für einzelne Mitarbeiter, die über das Attribut "Autor" namentlich bekannt sind. Scheidet ein Mitarbeiter aus, kann sein Nachfolger die vorhandenen Strukturen direkt übernehmen, was die Einarbeitung erheblich beschleunigt.
Den Austausch von Wissen sollen zusätzlich persönliche "Yellow Pages" ankurbeln. Die gelben BMW-Seiten verzeichnen neben dem Namen und der Funktion eines Mitarbeiters insbesondere seine aktuellen Aktivitäten und Dokumente, an denen er arbeitet, sowie besondere Kenntnisse.
Für den Austausch dieses Wissens hält der Elektronische Marktplatz mehrere Werkzeuge bereit: Mittels eMail können sich die Mitarbeiter entweder direkt an den Kollegen wenden oder mit Annotationen arbeiten. Das sind virtuelle Notizzettel, auf die Anmerkungen oder Fragen geschrieben und in Dokumenten an den entsprechenden Stellen platziert werden. Der Vorteil: Es entsteht ein Diskussionsforum aus Autor und Lesern, in dem die ursprünglichen Daten sukzessive angereichert werden.
Neben internen Informationsquellen lassen sich auch externe Dienste einbinden, die die tägliche Arbeit erleichtern. Dies sind beispielsweise eine Online-Telefonauskunft, ein Fahrtroutenplaner sowie Links auf die Internet-Portale von Yahoo oder AltaVista. Auch finanziell betrachtet eröffnen EIPs viel versprechende Perspektiven.