Assess ist ein vom Bundesministerium für Wirtschaft und Arbeit gefördertes Projekt zur Entwicklung von Wissensbilanzen für KMU.
Ausgangssituation
Bislang waren es hauptsächlich Großunternehmen, die ein strukturiertes Wissensmanagement aufgebaut und damit eine Pionierrolle eingenommen haben. Auch sind es große – meist forschungsintensive – Organisationen, in denen Wissensbilanzen erfolgreich erarbeitet und verwendet werden. Für kleinere Organisationen finden sich zwar vereinzelte Ansätze, z.B. an Hochschulinstituten, jedoch existiert noch keine Standardmethode, die eine schnelle und aussagekräftige Wissensbilanzerstellung ermöglicht.
Da die Wissensbilanz als Planungs- und Steuerungsinstrument die strategischen Unternehmensziele fokussiert, stellt sie in Hinblick auf den direkten Markterfolg einen wichtigen Wettbewerbsvorteil dar. Daher soll eine neue, generische und hochgradig standardisierte Methode zur Erstellung von Wissensbilanzen entwickelt werden, um die Vorteile dieser Methode auch KMUs zugänglich zu machen.
Klein- und Mittelbetriebe agieren anders
Nur wenige KMUs können es sich auf Grund der knappen (zeitlichen) Ressourcen leisten, eine/n eigenen WissensmanagerIn anzustellen. Knowledge Management ist also eine der vielen Nebenaufgaben der Geschäftsführung oder das Engagement einzelner MitarbeiterInnen. Auf der einen Seite stehen in kleineren Unternehmen weitaus geringere Mittel zur Verfügung, auf der anderen Seite kann man schon mit geringen Investitionen große Wirkung erzielen (es sind z. B. keine großen Intranetportale notwendig, man kann die interpersonelle Kommunikation mit weniger aufwändigen Mitteln optimieren).
…Intuition statt Struktur
Kleine Unternehmen arbeiten in Bezug auf Wissensmanagement mehrheitlich intuitiv und informell: Man kennt die eigenen Mitarbeiter meist so gut, dass man Bildungsmaßnahmen sehr spezifisch auswählen kann, das Rekrutieren neue Mitarbeiter erfolgt weniger nach Jobprofilen und Stellenausschreibungen sondern nach dem „fitting the team“ - Grundsatz.
Hinsichtlich der IT Infrastruktur genügen meist einfache Netzwerke und die Standardsoftwaretools, um sinnvoll arbeiten zu können. Die Strategie ist im Kopf der Geschäftsführung, im besten Fall auch in jenen der Mitarbeiter, doch oftmals nicht verschriftlicht und somit unternehmerischen Entscheidungen nur intuitiv zugrunde gelegt. Das kann funktionieren, kann aber auch zu strategisch unsinnigen Entscheidungen und einer gewissen Planlosigkeit führen.
Da das Wissen der Mitarbeiter meist nicht strukturiert dokumentiert wird, besteht eine hohe Abhängigkeit der Organisation vom einzelnen Mitarbeiter. Geht ein Experte, geht unter Umständen erfolgsrelevantes Wissen. Daher ist das existentielle Risiko des Wissensverlustes wesentlich höher als in Großbetrieben (und ist deswegen auch ein zentraler Bereich im Basel II Rating). Das Erfahrungswissen der Mitarbeiter im Unternehmen zu halten, muss ein zentrales Ziel des KMU Wissensmanagements sein.
… Vorteile durch flexible Strukturen
Doch diese Schwierigkeit beim Aufbau von Wissensmanagement können KMUs wieder ausgleichen und durch Flexibilität und schnelle Reaktionsfähigkeit ausgleichen. Sie haben flexiblere Strukturen, Veränderungen können daher leichter umgesetzt und deren Ergebnisse besser integriert werden. In den meisten Fällen gibt es außerdem weniger Bürokratismen und weniger starke „feudale“ Strukturen. Die Unternehmenskultur ist von informellen Regeln und Zugeständnissen an die Gemeinschaft geprägt. Der persönliche Kontakt steht in KMUs im Vordergrund und es werden weniger „Burgen gebaut“ wie in großen Unternehmen, in denen der Wissenstransfer zwischen den Abteilungen oft schlechter funktioniert als im internationalen Kontext.
Großunternehmen richten ihren Fokus oft zu stark nach innen („es ist intern eh so viel Wissen vorhanden“), Kleinunternehmen sind gewohnt sich stärker nach Außen zu vernetzen. Diese Außenorientierung ist für das Generieren von neuem Wissen zentral.
Diese Gegebenheiten müssen bei der Erstellung einer Wissensbilanz berücksichtigt werden.
Das Projekt ASSESS
Das Projekt ASSESS wurde gemeinsam von mehreren Unternehmen und Partnern ins Leben gerufen und wird vom Bundesministerium für Wirtschaft und Arbeit zu 50 % gefördert. Das Projekt wurde in Zusammenarbeit mit der R&B Consulting GmbH, der daa Consult GmbH und dem dem Verein Knowledge Management Austria durchgeführt.
… Ziele
Ziel des Projektes, das mittlerweile schon beinahe ein Jahr läuft und bis Sommer 2006 dauern soll, ist die Entwicklung und Erprobung eines Instrumentes, das Klein – und Mittelbetrieben die Darstellung ihrer intangible assets ermöglicht und sie bei deren Management unterstützt.
Das für Großunternehmen (Forschungszentrum Seibersdorf, Böhler-Uddeholm, u.v.m.) entwickelte Instrument der Wissensbilanz soll für KMUs anwendbar gemacht werden. Neben der internen Steuerung, soll die Wissensbilanz den KMUs auch die Möglichkeit geben, Partnern und Kapitalgebern ein klareres Bild des Unternehmens zu geben und auf diese Weise die Vertrauensbasis zu stärken. Die Unternehmen sollen die Herausforderungen der Wissensgesellschaft besser meistern können und damit langfristig noch leistungsfähiger und profitabler werden.
… zum Ablauf
In ca. 12 Wochen erstellt das Beraterteam gemeinsam mit einem Projektteam des Unternehmens die Wissensbilanz. Das Projekt startet mit einem Workshop des Projektteams (bzw. in sehr kleinen Unternehmen mit allen Mitarbeitern), der einerseits als Kick Off dient und andererseits die Teilnehmer schult, um sicher zu stellen, dass alle mit den gleichen Wissensbilanz-Kenntnissen in das Projekt gehen. In einem zweiten Schritt erfolgt ein Assessment, in dem der aktuelle Entwicklungsstand in den relevanten Bereichen vom Projektteam nach einem Ratingverfahren bewertet wird. Anschließend werden die kritischen Erfolgsfaktoren herausgearbeitet und der Entwicklungsbedarf identifiziert.
Jetzt können individuelle Indikatoren definiert und ein angepasstes Modell der Wissensbilanz erstellt werden. Die Daten können nun erhoben und eine interne Wissensbilanz kann erstellt und in den bestehenden Controllingkreislauf integriert werden. Auf Grund eines PR Konzeptes, wird anschließend die externe Wissensbilanz in Berichtsform erstellt. Damit kann die Kommunikation in Richtung Stakeholder des Unternehmens erfolgen.
Was wir bisher aus dem Projekt lernen konnten
Bislang haben sich drei Unternehmen bereit erklärt, mit uns ihre Wissensbilanz zu erstellen: die Salzkammergut-Touristik (siehe Artikel W. Schwaiger), die s Bausparkasse und der österreichische Genossenschaftsverband.
Trotzdem das Projekt noch im Laufen ist, möchte ich versuchen hier einige unserer bisherigen Learnings darzustellen:
- Ganz wesentliche Voraussetzung für das Gelingen eines solchen Projektes ist die Unterstützung durch die Geschäftsleitung. Die aktive Mitwirkung des Vorstandes ist essentiell für die Motivation des Projektteams.
- Die Teammitglieder müssen teilweise für das Projekt abgestellt sein. Ständiger Zeitdruck ist für den Fortgang hinderlich.
- Je besser die Diskussionskultur und die Konfliktfähigkeit im Unternehmen ausgeprägt sind, umso effizienter und wirkungsvoller laufen die Assessments.
- Ein straffes Projektmanagement – wobei der Projektleiter immer aus dem Unternehmen kommt und nicht von Beraterseite gestellt wird – fördert das Erfolgsempfinden der Team-Mitglieder.
Bislang laufen alle Projekte sehr zufrieden stellend und es zeichnen sich äußerst interessante Ergebnisse ab!
Sollten Sie Interesse haben, für Ihr Unternehmen eine Wissensbilanz zu erstellen, kontaktieren Sie uns bitte unter office@km-a.net, oder unter Tel. +43 1 470 2909.