Summary
In diesem Beitrag erfahren Sie, wie KM-A Wissensmanagement im Projektkontext versteht und in Beratungsprojekten einsetzt. Es wird ein wissensorientiertes Modell präsentiert, das den Fokus auf die wichtigsten Herausforderungen für das Management von Projekten und die Integration von Projekten in das Unternehmensumfeld ermöglicht.
Projekt-Prozess-Wissensbasis
Um sich im Wissensdschungel der Projekte orientieren zu können braucht es ein geeignetes theoretisches Modell für die Analyse und praxiserprobte Methoden für die Umsetzung von Verbesserungsmaßnahmen. Je nach Perspektive bieten sich dafür folgende Sichtweisen an:
- Projekt: Aus der Sicht des Projektmanagements gilt es vor allem die Projektziele unter den gegebenen Rahmenbedingungen (Zeitbedarf, Qualität, Kosten) zu erreichen. Eine ProjektmanagerIn sollte den Effekt von Wissen (oder Nicht-Wissen) auf diese Zielerreichung im Auge behalten.
- Prozess: Die Organisation muss, um gewisse Standards sicherzustellen und die Kontrolle über eine Vielzahl von Projekten zu behalten, einen Projektprozess etablieren. Darin wird festgelegt, was bei der Planung und Umsetzung von Projekten zu geschehen hat und was zu unterlassen ist. Dazu gehören auch Standards für den Umgang mit Wissen.
- Wissensbasis: Jedes Projekt – unabhängig vom konkreten Projektziel – trägt zur Weiterentwicklung der organisationalen Wissensbasis bei. Dies geschieht z.B. durch das Erreichen von Wissenszielen, besonders deutlich in Forschungsprojekten. Aber auch die Sammlung von Projekterfahrungen ist ein Beitrag zur Wissensbasis, sofern diese nicht in den Köpfen einzelner MitarbeiterInnen bleiben.
Alle drei Perspektiven haben ihre Berechtigung und erst durch die ausgewogene Verwendung aller Sichtweisen wird ein effektives Wissensmanagement im Projektumfeld möglich. Im Detail müssen jeweils Wissensbedarf und Wissensprozesse betrachtet werden. Am deutlichsten wird dieses Vorgehen aus der Projekt- und Prozessperspektive, die im Folgenden etwas genauer beschrieben werden.
Wissensbedarf
Wissen ist für Projekte eine wesentliche Ressource, ohne die Projektziele wohl kaum erreichbar wären. Dabei denkt man zunächst vermutlich an das „Handwerkzeug“ des Projektmanagements, das Wissen um Projektsteuerung, Planung und Controlling, aber auch um die Führung eines sozialen Systems. Jede erfahrene ProjektmanagerIn weiß, dass die Zusammenstellung und Führung des Projektteams absolut erfolgskritisch sein kann. Projektmanagementkompetenz muss diese sozialen Skills beinhalten.
Darüber hinaus gilt es natürlich auch, das benötigte inhaltliche Wissen ins Projekt hereinzuholen. Je nach Zielsetzung und Komplexität der Herausforderung braucht es andere Akteure (Wissensträger), diese können Teil des Projektteams sein, oder müssen eventuell sogar außerhalb der Organisation gefunden werden. Die Identifikation dieses Wissens, der jeweiligen Wissensträger und der Möglichkeiten an dieses Wissen heranzukommen ist eine der wichtigsten Wissensmanagement-fähigkeiten, die eine ProjektmanagerIn braucht.
Aber auch der Wissensbedarf der Organisation muss befriedigt werden. Das im Projekt generierte Wissen an die Organisation zurückzugeben, sollte in vielen Fällen sogar Teil des Projektauftrags sein. Die Sammlung und Verarbeitung von Lernerfahrungen für Folgeprojekte wird auch in den PM-Standards explizit verlangt. In der Praxis sind es aber genau diese beiden Punkte, die unzureichend umgesetzt werden oder nicht effektiv funktionieren.
Wissensprozesse
Wissensprozesse sind unterstützende Aktivitäten rund um ein Projekt bzw. den Projektprozess, die z.B. die Weitergabe von Wissen oder Wissenssicherung und Wiederverwertung sicherstellen sollen. So wie alle Geschäftsprozesse können dafür Ziele definiert werden, es braucht klare Deklaration von Rollen (Aufgaben und Verantwortungen) und den Einsatz geeigneter Tools (IT-basiert oder rein organisatorisch).
Die Betrachtung der Wissensprozesse im Projektumfeld beschränkt sich aus pragmatischen Gründen aber nur auf besonders relevante Wissenselemente im Projektmanagement.
Quelle: KM-Associates
Jedes Projekt kann gedanklich in drei Hauptphasen unterteilt werden. Der Projektstart umfasst alle Aktivitäten, die Zielsetzungen und Rahmenbedingungen klären sowie das Wissen darüber im Projektteam verteilen. Die Projektumsetzung besteht aus der Sicht des Managements hauptsächlich aus Steuerungsaufgaben, die das Erreichen der Ziele sichern sollen. der Projektabschluss hat vorrangig die Bedürfnisse der Organisation im Auge.
In diesen drei Phasen sind vor allem folgenden Wissenselemente wichtig:
- Projektauftrag: Das Wissen um Ziele und Nichtziele, Ressourcen, Rahmenbedingungen muss aufgebaut und festgehalten werden.
- Wissensumfeld: Hier geht es um die Identifikation des benötigten und möglicherweise hilfreichen Wissens und seiner Quellen, aber auch um relevante Umwelten (andere Projekte, konkurrierende Abteilungsziele, hidden agendas, etc.).
- Wissensziele: Das Explizitmachen von Aufgaben der Wissensgenerierung und der Weitergabe von Wissen hilft enorm beim Management dieser Herausforderungen.
- Projektstatus: Das umfassende Wissen um den Zustand eines Projekts ist Voraussetzung für jegliche Steuerung. Dabei geht es nicht nur um die Einhaltung von Meilensteinen, sondern z.B. auch um den Zustand des Sozialsystems.
- Risiken: Diese müssen erkannt und in geeigneter Form behandelt werden, im Kern ist das eine Frage des Erkennens von Unwägbarkeiten.
- Entscheidungen: Jegliche Managementintervention braucht eine geeignete Wissensbasis (Optionen und Auswirkungen).
- Rückblick: Der laufende Rückblick auf Ereignisse im Projekt hilft bei künftigen Entscheidungen und bei der Vermeidung von Fehlern. Eine erste Stufe des Lernens findet dadurch auch schon im Projektablauf statt.
- Lernen: Nicht nur der Einzelne, auch die Gesamtorganisation sollte aus den Projekten lernen. Nur ein strukturierter Wissensprozess kann das sicherstellen, vor allem, wenn gegen Ende des Projekts die Zeit knapp ist oder bereits andere Aufgaben warten.
- Wissenstransfer: Viele Projekte erreichen ihre Ziele nicht, weil das Wissen nicht zeitgerecht an die Nutzer weitergegeben wird. Die Implementierung von IT-Systemen ohne entsprechende Schulungen ist ein krasses Beispiel dafür. Aber z.B. auch die Veränderung von organisatorischen Abläufen oder das Wissen über Kunden müssen vom Projekt an mögliche Nutzer weitergegeben werden.
Die Analyse einer projektorientierten Organisation fokussiert sich daher primär auf diese Wissenselemente. Hier können oftmals rasch und mit geringem Aufwand Verbesserungen umgesetzt werden. Die Methoden dazu sind vielfältig und werden z.T. in den übrigen Beiträgen dieses Journals sichtbar. Für die Auswahl und Umsetzung diese Methoden braucht es aber sicherlich eine gewisse Wissensmanagementexpertise im Unternehmen selbst. Beratung und Ausbildung sind dazu erste, wichtige Schritte.
Weiterführende Informationen
Dieses Modell wird im Seminar „Wissensmanagement in Projekten“ im Rahmen der KM-Academy genauer erläutert und durch geeignete Praxismethoden und deren Einsatz ergänzt.
Termine 2011:
11.-13. April
21.-23. November
Details entnehmen Sie bitte dem Programm der KM-Academy
Informationen zum Autor:
Dr. Manfred Kofranek ist selbstständiger Berater und Trainer sowie Geschäftsführer der KM-A. Davor arbeitete er als Prozess- und Wissensmanager, als Projekt- und IT-Manager sowie in Forschung und Entwicklung.
Seine Schwerpunkte liegen im Bereich von prozessorientiertem Wissensmanagement, Wissensorganisation und Wissensarbeit.