Ursula Schneider, Stärken von KMU auch im Wissensmanagement nutzen

Aus den Erfahrungen der Großen sind drei Einsichten klar geworden, die für die Adaptierung von Wissensmanagement in KMU herangezogen werden können.

Der Blick auf das Ganze

Erstens, nützt jedes auf Gesamtüberblick, Diskurs und Klärung zielende Projekt, das im Alltagsgeschäft gebundene wichtige MitarbeiterInnen über wesentliche Fragen ins Gespräch bringt, sei es eine Wissensbilanz, ein Strategieworkshop oder eine Sitzung zum Personalentwicklungskonzept. Dies erklärt sich aus den Beobachtungen, dass

zum einen Führungskräfte sich meist zu wenig Gedanken um Zukunft und Strategie machen (in den Top 500 sind es 2 - 3 Tage pro Monat) und dass
zum anderen grundlegende Informationen über Sinn, Zweck, Zielrichtung, wichtige Kundenaufträge, Konkurrenten usw. meist nicht alle wesentlichen Adressaten erreichen, werden von oben nach unten, noch von unten nach oben.

Letzteres ist übrigens unabhängig davon, ob eine Strategie in Schriftform vorliegt oder nur im Kopf eines(r) Geschäftsführers(in) existiert.
Daher ist es sinnvoll, sich gelegentlich aus dem Tagesgeschäft herauszuziehen, und sich, am besten moderiert, gemeinsam über wesentliche Fragen auszutauschen. Das müsste auch im KMU möglich sein.

Unterstützung durch die Unternehmensleitung

Zweitens, bedürfen Projekte in der Regel der aktiven Unterstützung der Unternehmensleitung um zu gelingen, wobei aktive Unterstützung wesentlich mehr ist als passive Duldung bzw. die Abschiebung des Anliegens an Berater: Gerade weil so viele Berater maßgeschneiderte Lösungen gemäß ihrer eigenen Lebensgeschichte bereit haben, für die sie allzu leicht passende Probleme auch dort sichten, wo diese eigentlich ganz anders gelagert sind, ist es wichtig, dass jegliches Projekt vom Unternehmen geführt und Berater klar gebrieft werden.

Nur so kann verhindert werden, was Großunternehmen zum Teil passiert ist: Teure me-too Lösungen ohne große Effekte auf die Leistung, welche zum Teil sogar negativ auf die Motivation intensiv eingespannter Mitarbeiter/innen wirkten (vgl. Schneider, 2001).

Schlüssel: Kommunikation

Drittens, stellen wir allenthalben, immer wieder fest, dass Wissensmanagement-Tools eingesetzt werden, um das Paradoxon, dass Kommunikation eigentlich unmöglich ist, loszuwerden. Es gibt so gut wie keine Untersuchung, in der sich alle Mitglieder einer Organisation wohl informiert fühlen und nicht an der Kommunikation noch etwas zu verbessern hätten. Dies liegt daran, dass wir alle durch dieselbe Sprache getrennt(!) sind.

Wir miss-verstehen also beständig und werden beständig miss-verstanden. Dafür gibt es Gründe, die zum Teil von der Linguistik, zum Teil von der Psychoanalyse geliefert werden. Unsere Lebensgeschichten weichen voneinander ab, sodass Begriffe für uns unterschiedlich besetzt sind. Selten vermögen wir in Sprache alles auszudrücken, was in der jeweiligen Situation von Bedeutung ist, was nicht nur ein Problem der Explizierung ist, sondern auch das Unbewusste betrifft.

Ferner gelingt es Menschen kaum, sich aus der Grundfigur der Herr(in)-Sklave/in Beziehung zu lösen, sodass in jeglicher Kommunikation über eine Sache gleichzeitig Anstrengungen unternommen werden, Beziehungsmuster aufrecht zu erhalten, die oft genug allen Beteiligten ebenso unbewusst wie lieb geworden sind. Dies wird im u. a. Konrad Lorenz zugeschriebenen Dauerbrenner aller Kommunikationsseminare deutlich:

Gesagt ist nicht gehört.
Gehört ist nicht verstanden.
Verstanden ist nicht einverstanden.
Einverstanden ist nicht behalten.
Behalten ist nicht angewandt.
Angewandt ist nicht beibehalten.

Regeln und Einsichten
Gerade, weil man sich im KMU Verschwendung durch Managementmoden nicht leisten kann, ist es wichtig, die folgenden Regeln bzw. Einsichten zu befolgen.

Auch die beste Technik, das beste Instrument vermag die Klüfte in der Kommunikation nicht zu beseitigen. Die Reaktion darauf kann daher nicht sein, Kommunikation zu vermeiden – weil ohnehin ein schriftliches Dokument entwickelt wurde oder es für den Nachbarn next door auch ein e-mail tut – sondern sich immer wieder um diese zu bemühen. (Nur) durchs Reden kommen die Leute zusammen. Ein wesentliches „Tool“ im Wissensmanagement von KMU wäre daher die Reflexion jedes(r) einzelnen, wo er/sie (schwierigen) Kommunikationen aus dem Weg geht.
Professionelle Vorgehensweisen mit stufenreichen Vorgehensmodellen und aufwändigen Dokumentationen sind nicht dazu gedacht, Intuition zu ersetzen, wie in einem Artikel dieser Aufgabe vorgeschlagen, sondern sie zu ergänzen. Die kollektive Energie sollte sich immer auf das richten, was mit einer Methode erreicht werden soll, nicht auf die Methode selbst. Hier sind KMU gegenüber den Großen im Vorteil, weil sie sich keine eigenen Methodenspezialisten leisten können, die mit der Zeit dazu tendieren, sich mit der Methode zu identifizieren.
Daher schließe ich mich dem Tenor der anderen Beiträge an: Keep it simple and pragmatic, denn jegliche Energie, die in Methoden und Tools fließt, wird vom Nachdenken und Kommunizieren über die Sache abgezogen.
Einmalige Anstrengungen, wie die Erstellung einer Wissensbilanz oder die Entwicklung einer Datenbank oder die Einführung eines Modells zur Sicherung des Wissens von Mitarbeitern, die sich in den (Un)Ruhe-Stand zurückziehen, sind nur der erste Schritt. Das in diesen Projekten gewonnene Terrain an gelingender Kommunikation muss in der Folge durch aktive Anstrengung jeweils wieder neu zum Leben erweckt werden und das bedeutet wiederum – bewusste Kommunikation.

Conclusio
Als Conclusio würde ich demnach festhalten: Viele für Großunternehmen angewandte Methoden, wie etwa ein Semantic Web, eine Wissensbilanz oder Communities of Practice, können auch für KMU adaptiert werden. Wesentlich für die daraus zu erwartende Wertschöpfung sind jedoch mit solchen Methoden verbundene Verbesserungen in der Art, wie miteinander geredet wird und wie Anliegen interpretiert werden.

Im Zweifelsfalle - wenn wenig Geld und Zeit verfügbar gemacht werden können - ist es daher vermutlich sinnvoller, sich auf Verbesserung von Kommunikation zu konzentrieren als auf die Einführung komplizierter Methoden. Wenngleich kein Zweifel daran besteht, dass Methoden und Tools des Wissensmanagement, richtig angewandt (und beibehalten!) zur Kommunikationsverbesserung beitragen können.