Seit mittlerweile drei Jahren werden in der s Bausparkasse Projekte rund um das Thema Wissensmanagement umgesetzt, zuletzt war es die Erstellung einer Wissensbilanz. Das Top-Management steht hinter den Ideen.

Die Kernleistungen der s Bausparkasse - das organisationale Umfeld
Die s Bausparkasse ist ein Finanzdienstleistungsunternehmen, dessen Hauptgeschäftstätigkeit im Anspar- und Darlehensbereich zu sehen ist, und zwar für den privaten wie für den großvolumigen Wohnbau.

Als wichtigste Kernkompetenzen gelten in unserem Unternehmen wohl das Anspar- als auch das Darlehensgeschäft. Wir sehen es als unsere gesellschaftliche Verpflichtung an, bei Themen des Bauen und Wohnens - und in Zukunft auch bei Bildung und Pflege - aktiv an der Gestaltung gesetzlicher, gesellschaftlicher und finanztechnischer Rahmenbedingungen mitzuwirken.

Vor allem aber stellen wir Finanzierungen für Hausbau, Wohnungskauf, Renovierung, Sanierung, für Bildungsmaßnahmen, vor allem auch in der Erwachsenenbildung und beim berufsbegleitenden Lernen sowie für Pflegemaßnahmen und Nachsorge bei Krankheiten/ Operationen zur Verfügung. Unser Ziel ist es, vielen Menschen, quer durch alle Bevölkerungsschichten, die eigenen vier Wände zu finanzieren und deren Lebensqualität nachhaltig zu sichern. Mitarbeiter unseres Unternehmens lehren an Fachhochschulen und Universitätslehrgängen, bilden Spezialisten für Immobilienveranlagung und Finanzierungsexperten aus.

Das Institut begleitet auch im Namen der Erste Bank österreichische (großvolumige) Wohnbaukunden bei ihrer Expansionstätigkeit in die EU-Beitrittsländer. Dabei stellen wir die Informations- und Kontaktdrehscheibe zu Kunden und zwischen Mitarbeitern in den einzelnen Konzernunternehmen dar und bieten unsere Hilfestellung in Know-how Austausch und Transfer an. Die s Bausparkasse versteht sich als Partner für die CEE Tochtergesellschaften und Sparkassen in allen Fragen des Wohnbaus.

Im Rahmen des Arbeitsforums österreichischer Bausparkassen leistet das Institut Beiträge zur Weiterentwicklung des Bausparens, zur Verbreitung von Informationen über Geschichte und Bedeutung des Systems, aber auch zur Weiterentwicklung aller für die Geschäftstätigkeit notwendigen gesetzlichen Bestimmungen.

Start der Wissensmanagement-Initiative
Vor diesem Hintergrund haben wir vor ca. drei Jahren begonnen, uns mit allen Themen rund um das Wissensmanagement zu beschäftigen. Die Gründe hiefür waren vielfältig. Zum einen erkannten wir, dass es speziell in der heutigen, sehr kurzlebigen (oder besser gesagt: „wissenskurzlebigen“) Zeit immer wichtiger ist, Wissensträger im Unternehmen zu identifizieren und ihre Bereitschaft, ihr Wissen und ihre Erfahrungen weiterzugeben, zu erhöhen.

Zum anderen sollte dieses Wissen auch dokumentiert und für Kolleginnen und Kollegen bei Bedarf zugänglich gemacht werden. Dazu kam noch, dass wir in den letzten Jahren von einer großen Anzahl von Pensionierungen betroffen waren, womit der Verlust von Fachwissen in den verschiedensten Bereichen unseres Unternehmens drohte.

Wir entschlossen uns also, eine Projektgruppe ins Leben zu rufen, um zunächst auszuloten, was Wissensmanagement für uns heißen könnte und ob wir dadurch überhaupt einen praktischen Nutzen erfahren würden. Denn eines wollten wir ganz sicher nicht: Ein pompöses Projekt mit hohen Erwartungen aufziehen, viele Kapazitäten binden um am Ende vielleicht feststellen zu müssen, dass die Erkenntnisse und vor allem der Mehrwert für unser Haus den Aufwand nicht gerechtfertigt hätten. Demnach war es auch in den ersten Sitzungen ganz wichtig, den Begriff Wissensmanagement „zu entzaubern“ und sicherzustellen, dass alle Mitglieder der Projektgruppe sich auf die gleichen Begrifflichkeiten einigten.

Das war trotz aller wissenschaftlichen Literatur, die wir wälzten, Knochenarbeit und zog viele zum Teil hitzige Diskussionen nach sich. Vor allem weil wir erkennen mussten, dass es kein Kochrezept, das wir zugegebenermaßen gerne gehabt hätten, gab. Eine weitere Schwierigkeit für uns lag darin, Wissensmanagement nicht mit einem einzigen Satz erklären zu können und dadurch sogleich zu verstehen, welche Maßnahmen sofort zu ergreifen wären.

Ziemlich rasch war uns aber klar, dass wir Wissensmanagement jedenfalls in zwei Bereiche trennen mussten; in den sachlich-technisch, „harten“ und in den emotional-human, „weichen“ Teil – mittlerweile hinlänglich bekannt als Dokumentation mit Hilfe von EDV-Lösungen und die Wissensweitergabe von Kollege zu Kollege. Ein Teil des sachlich-technischen Bereiches mündete in die verstärkte Dokumentation von den fachspezifischen Wissensbereichen der jeweiligen Abteilungen und u.a. in die Erstellung einer Wissensbilanz, die wir mit Hilfe der KMA erstellten.

Um die Wichtigkeit von Wissensmanagement und vor allem –weitergabe zu unterstreichen, suchten wir auch das persönliche Gespräch mit jedem Abteilungsleiter, der uns in weiterer Folge einen Ansprechpartner seiner Abteilung nannte. Dieser Mitarbeiter verfügt über das fachliche Wissen und besitzt auch die Bereitschaft, dafür zu sorgen, dass die wichtigsten Punkte des fachspezifischen Wissens kurz in schriftlicher Form erfasst und bei Bedarf ajouriert werden. Weiters geplant, jedoch noch nicht umgesetzt ist die Schaffung einer Art Suchmaschine im hausinternen Intranet, bei der z.B. wie bei Google diverse Stichwörter bzw. Suchbegriffe eingegeben werden können und dann den Mitarbeitern die dazugehörigen Links bzw. Erklärungen zur Verfügung gestellt werden.

Und last but not least integrierten wir alle Themen rund um „Lernen und Wissen“ in unsere Strategien und verzahnten sie so mit den restlichen strategischen Ausrichtungen der s Bausparkasse.

Commitment des Top-Managements

Was das Commitment seitens des Top Managements anbelangt, herrscht bei uns zum Glück eine Kultur vor, in der neue Entwicklungen, die von Mitarbeitern unterschiedlicher Unternehmensbereiche angeregt werden, vom Vorstand zunächst positiv betrachtet werden. Das bedeutet aber auch, dass jede Führungskraft und jeder Mitarbeiter nur jene Projekte in Angriff nimmt, von denen er 100%ig überzeugt ist. Umsetzbare Ergebnisse werden bei allen Projekten vorausgesetzt. Und das Wissen, dass eben nur jene Projekte initiiert werden sollen, die auch in hohem Maße nutzbringend umgesetzt werden können, impliziert eine realistische Herangehensweise von den Verantwortlichen im Vorfeld.

Mit dem Wissensmanagement ist es daher genauso wie mit allen anderen Fragen, die entwicklungsorientiert zu betrachten sind, und daher nicht sofort einen Zusatznutzen bringen: das Top Management setzt sich grds. positiv-kritisch mit der Materie auseinander.

Sofern die Argumente überzeugen, wird die Aufgabe weiterverfolgt. Ich persönlich glaube, dass es in einer entwicklungsorientierten Unternehmenskultur (einer lernenden Organisation) eben vielfach an der Aufbereitung der Themen liegt (Kosten- Nutzen-Analyse, Ersichtlichmachen von Vor- und Nachteilen), ob das Top Management pro oder kontra eine Sache eingestellt ist.

Oft sind es auch nur Kleinigkeiten, die einen Riesenschritt nach vorne bedeuten können, wenn sie nur konsequent umgesetzt werden. Gänzlich falsch wäre es aus meiner Sicht, Erwartungen zu wecken, die bei näherer Betrachtung nicht erfüllt werden können. Wissensmanagement sollte auch nicht nur punktuell nutzbringend sein, sondern mittelfristig für alle Unternehmensbereiche Vorteile bringen.

Diese Vorteile sehen wir für unser Haus hauptsächlich in der offenen Kultur, Wissen weiterzugeben und nicht für sich zu behalten. Wir glauben, dass wir schon alleine mit der Durchführung des Projektes „Wissensmanagement“, das vom Personalmanagement initiiert wurde, ein höheres Bewusstsein bei den Führungskräften und Mitarbeitern geschaffen haben.

Das äußert sich darin, dass z. B. Jobrotationen bei neu eintretenden Mitarbeitern mittlerweile zur Selbstverständlichkeit geworden sind und wir auch sehr genau darauf achten, dass die Einschulung bei neuen Mitarbeitern durch einen begleitenden Coach bzw. Paten erfolgt.

Um die Weitergabe von Wissen zu forcieren und auch die Notwendigkeit zur strukturierten Wissenserfassung zu verstärken, haben wir den Punkt „Wissensweitergabe“ auch bei unseren Mitarbeitergesprächen und Aufwärtsfeedbacks aufgenommen.

Somit ist gewährleistet, dass Wissenstransfer nicht nur ein Schlagwort ist, sondern ein klarer Auftrag an alle und jeder Einzelne daran gemessen wird, ob er sein Wissen teilt oder es als „Privatschatz“ hütet. Es ist absolut erforderlich, Wissensmanagement zunächst beim Top Management und in weiterer Folge beim Middle-Management anzusiedeln und somit eine tragfähige Basis herzustellen.

Dass das aber nicht mit einer Einzelmaßnahme erreicht werden kann, ist verständlich. Ein Mix aus verschiedenen Schwerpunkten, die an bereits vorhandene Instrumente anknüpfen und in den Gesamtkontext von strategischem Management, und insbesondere strategischem Personalmanagement passen, ist für das Gelingen unerlässlich.

Auch in unserer Mitarbeitercharta und in unserem Unternehmensleitbild haben wir ganz klar zum Ausdruck gebracht, dass wir Wissen und den Umgang damit als wichtigen Wert erachten und uns auch selbst daran messen.

Das jüngste Beispiel, eine vor 3 Monaten durchgeführte Mitarbeiterbefragung, zeigt, dass uns 90 % unserer Mitarbeiter bescheinigen, genügend Weiterbildung und Unterstützung für ihre berufliche Entwicklung zu erhalten. Das beweist uns, dass wir auf dem richtigen Weg sind.

Conclusio
Dennoch möchte ich auch kritisch anmerken, dass Wissensmanagement und auch die Erstellung einer Wissensbilanz meiner Meinung nach mehr Einzug in den Vergleich und die Bewertung von Unternehmen halten müssten. Dass dies u. a. in Form von vergleichenden Kennzahlen passieren kann, liegt eigentlich klar auf der Hand.

Nur so kann sichergestellt werden, dass Unternehmen, die sich ernsthaft mit diesen Themen auseinandersetzen, von der Wirtschaft und Gesellschaft in Hinblick auf ihre Wissenskultur und ihre Möglichkeiten, die sie ihren Mitarbeitern zur Aus- und Weiterbildung bieten, gewürdigt, gefördert und ausgezeichnet werden.

Eventuell könnte dies auch in Form von Steuererleichterungen erfolgen, sodass auch tatsächlich ein Anreiz gegeben ist. In diesem Bereich vermisse ich noch sehr viel und ich finde, wir sprechen von PISA-Studien und lebenslangem Lernen. Jener Beitrag, den Unternehmen nach Schule und Studium dazu leisten, wird viel zu wenig bedacht und gewürdigt. Es wäre schön, wenn wir auch dahingehend zu einer anderen Einstellung kämen.