Schon seit einiger Zeit ist das Thema "Wissensmanagement" auch in kleinen und mittelständischen Unternehmen angekommen. Grund genug für das deutsche Bundesministerium für Wirtschaft und Arbeit in Berlin Beispiele guter Praxis für Wissensmanagement in KMU zu suchen, um diese als Anregung zur Nachahmung für andere KMU auf einer Internet-Plattform zu veröffentlichen.
KMU sollen in Sachen Wissensmanagement also von anderen KMU lernen. Können sie denn nicht von den zahlreichen Konzernbeispielen wie z. B. Siemens oder DaimlerChrysler lernen, die seit Jahren nach eigenen Aussagen erfolgreich Wissensmanagement praktizieren? Brauchen KMU ein anderes Wissensmanagement als Großkonzerne? Wie viel Wissensmanagement brauchen kleine und mittlere Unternehmen überhaupt?
Charakteristika von KMU
KMU ist nicht gleich KMU; Prof. Klaus North hat innerhalb von KMU insgesamt fünf Unternehmenstypen identifiziert:
- Traditionelles kleines Familienunternehmen
- Unternehmen in reifen Märkten mit großem technischen Know-how
- Lohnfertiger, Teilefertiger ohne eigene F&E
- Schnell wachsendes Unternehmen in einem rasch sich wandelnden Umfeld
- Kundenbetreuung als entscheidender Wettbewerbsfaktor
Alle diese unterschiedlichen Unternehmenstypen haben jeweils eigene, unterschiedliche Wissensprobleme: Ist es beim traditionellen Familienunternehmen vorrangig der Generationswechsel oder das Ausscheiden von Mitarbeitern, geht es z. B. dem Unternehmen mit großem technischem Know-how um die verbesserte Nutzung und Sicherung des Expertenwissens und dem schnell wachsenden Unternehmen um transparentere Wissensbestände und die Dokumentation von Erfahrungswissen.
Unterschiedliche KMU haben also ganz unterschiedliche Wissensprobleme und benötigen daher auch ein jeweils unterschiedliches Wissensmanagement. Ein generisches Modell für Wissensmanagement in KMU kann es in diesem Sinne nicht geben.
Trotzdem gibt es wichtige Gemeinsamkeiten, die bei der Konzeption von Wissensmanagement-Lösungen in KMU grundsätzlich zu berücksichtigen sind. Denn es sind diese Randbedingungen, aufgrund deren Wissensmanagement-Lösungen, die in Großkonzernen bereits entwickelt wurden, nicht einfach auf KMU adaptierbar sind, auch wenn die oben genannten Wissensprobleme so oder doch ähnlich auch bei manchem Großkonzern vorkommen. Was sind nun diese entscheidenden Randbedingungen?
KMU leiden in der Regel unter Ressourcenknappheit, insbesondere in Bezug auf Personal und Finanzen. Wissensmanagement-Lösungen, die große Investitionen erfordern, und dazu gehören viele am Markt angebotenen Software-Lösungen, haben in KMU kaum Chancen. Noch entscheidender für Wissensmanagement-Projekte in KMU ist jedoch der Kapazitätsengpass in personeller Hinsicht: In den wenigsten Unternehmen kann eine eigene Stelle für einen Wissensmanager geschaffen werden. In der Regel ist dies eine Aufgabe, die beim Geschäftsführer oder einem der Mitarbeiter noch „oben drauf gepackt wird“. Entsprechend wenig Zeit bleibt für die Erarbeitung von Lösungsmodellen und deren Umsetzung.
Daraus resultiert oft eine fehlende strategische Ausrichtung, nicht nur im Bereich des Wissensmanagement, sondern allgemein in der Unternehmensführung von KMU: Da (scheinbar) keine Zeit ist, vom Tagesgeschäft Abstand zu nehmen, um Ziele und darauf aufbauend eine grundlegende Strategie zu definieren, bleibt es oft bei untereinander unverbundenen Lösungen für einzelne Problembereiche: Dort, wo der Schuh heute drückt, muss heute etwas geschehen. Auf der Strecke bleiben zukunftsgerichtete und damit zukunftsichernde nachhaltige Maßnahmen.
Die Unternehmenskultur spielt – wie immer beim Thema Wissensmanagement – auch in KMU eine wichtige Rolle, vor allem beim Tpy „traditionelles kleines Familienunternehmen“. Diese Unternehmen sind zwar oft sehr patriarchalisch autoritär organisiert, trotzdem herrscht in diesen Unternehmen fast ebenso oft eine gesunde Kommunikationskultur, die auf Offenheit und Vertrauen basiert – beste Voraussetzungen also für ein funktionierendes Wissensmanagement, vorausgesetzt, man hat den Seniorchef auf seiner Seite!
Anforderungen an Wissensmanagement in KMU
Wissensmanagement in KMU muss seinen Nutzen unter Beweis stellen, und zwar möglichst rasch und eindeutig. KMU haben keine Zeit, darauf zu warten, dass ein möglicher Nutzen in fünf Jahren spürbar wird (oder auch nicht).
Nutzen, die KMU von Wissensmanagement erwarten bzw. bereits nach eigenen Aussagen erzielt haben, sind z. B. eine erhöhte Prozesstransparenz und damit die Beschleunigung von Prozessen sowie die Vermeidung von Fehlern und Doppelarbeit, eine beschleunigte Einarbeitung neuer Mitarbeiter sowie gesteuerte Kompetenzentwicklung aller Mitarbeiter und damit Einsparungen durch einen gezielten Mitteleinsatz im Weiterbildungsbereich; beides führt außerdem zu einer Motivationssteigerung seitens der Mitarbeiter. Weitere Nutzenaspekte für KMU sind eine verbesserte Kommunikation zum Kunden, dadurch verkürzte Reaktionszeiten und letztlich eine höhere Kundenzufriedenheit und Kundenbindung.
Der Nutzen von Wissensmanagement muss für KMU fassbar und nachvollziehbar sein, er schlägt sich jedoch nicht unbedingt in harten Zahlen in der Bilanz nieder. Zumindest heute noch nicht: Es ist bemerkenswert, dass Modellprojekte zum Thema „Wissensbilanz“ in Deutschland hauptsächlich im Umfeld von KMU angesiedelt sind. Mit Blick auf Basel II scheint hier ein besonderes Interesse an der Messbarkeit und Darstellbarkeit des so genannten intellektuellen Kapitals vorhanden zu sein.
Die kompromisslose Nutzenorientierung ist vielleicht eine der größten Herausforderungen für Wissensmanagement in KMU, denn sie bedingt eine Gratwanderung zwischen Pragmatismus und Problemorientierung auf der einen und strategischer Ausrichtung und Nachhaltigkeit auf der anderen Seite: So geht es zu Recht um konkrete Lösungen von konkreten Problemen, gleichzeitig sollte aber ein Blick für das Ganze, für eine ganzheitliche und vor allem nachhaltige Wissensmanagement-Strategie dabei nicht aus dem Auge verloren werden. In vielen Wissensmanagement-Projekten in KMU ist es eine der ersten Aufgaben, den Unternehmen einen solchen strategischen Diskurs nahe zu bringen. Wichtig dabei, die gesetzten Ziele messbar zu formulieren, um nach einer gewissen Zeit die Zielerreichung und damit den Nutzen überprüfen zu können
Wissensmanagement in KMU heute
Wissensmanagement ist heute in KMU überall und nirgends: (Fast) nirgends, wenn man explizit nach Wissensmanagement-Projekten in KMU fragt, überall, wenn man nach einem effizienten Umgang mit Wissen im Unternehmen recherchiert. Dann findet man zahlreiche innovative Lösungen in verschiedenen Bereichen, wie z. B. dem Qualitätsmanagement, der Personalentwicklung oder dem Ideenmanagement.
Oft sind diese spezifischen Lösungen für bestimmte Problembereiche entwickelt und umgesetzt worden dank einzelner Thementreiber im Unternehmen, z. B. einem überdurchschnittlich engagierten Qualitätsmanager. Auch im Bereich „Wissensmanagement“-Software findet man in KMU erstaunlich kreative eigene kleine Lösungen, gewissermaßen aus der Not heraus entwickelt, da die Finanzkraft für die Implementierung von Standard-Software nicht ausreicht oder diese schlicht überdimensioniert sind.
Was in den meisten KMU noch fehlt, ist die Klammer, die aus diesen über das Unternehmen verteilten Ansätzen mehr macht als ein Sammelsurium an guten Ideen. Ohne diese Klammer, ohne ein Wissensmanagement im eigentlichen Sinne, fehlt ein nachhaltiges Lernen der gesamten Organisation. Gründe für das Fehlen einer „wissensorientierten Unternehmensführung“ (North) sind sicher in vielen Fällen das fehlende strategische Denken, aber vor allem das Fehlen eines Wissensmanagers, in dessen Verantwortung zu einem definierten Teil seiner Arbeitszeit die (Weiter)Entwicklung von Wissensmanagement im Unternehmen liegt.
Die Hoffnung, Wissensmanagement „nebenbei“ machen zu können, muss auch in KMU enttäuscht werden. Die Herausforderung liegt nun darin, Lösungen auch im personellen Bereich zu finden, die für dieses langfristig leistbar sind.
Trotzdem sind KMU sehr viel weiter, was den Umgang mit Wissen im Unternehmen angeht, als oftmals angenommen. Und bei aller fehlender Strategie, tut eine gesunde Portion Pragmatismus dem Thema Wissensmanagement sicher gut! Vielleicht sollten wir daher nicht fragen, was KMU von den Großkonzernen lernen können, sondern vielmehr was diese von den kleinen „hidden champions“ lernen können.